SIGNS, ATTRIBUTES AND FUNCTIONS OF DOCUMENT: RATIONALIZATION EXPERIENCE

Print

DVOENOSOVA G.A.

SIGNS, ATTRIBUTES AND FUNCTIONS OF DOCUMENT: RATIONALIZATION EXPERIENCE

Г.А. ДВОЕНОСОВА

ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ

Annotation / Аннотация

In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as “signs”, “attributes” and “functions” of the document on basis of philosophical systematic approach. Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.

В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов. Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.

Keywords / Ключевые слова

Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document. Признаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа.

ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафед-рой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г. Казань; 8-843-519-42-98, 8-843-229-32-64, +7-904-671-56-51; This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), про-является через его признаки и свойства. В работах по теории доку-ментоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.

В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность , способ воспроизведения текста и функцию , палеографию, физическое состояние, носитель информации , наличие записанной информации , «функциональную заданность» , предназначенность для передачи информации «как главная его функция» , знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс , предназначенность для передачи смысла , завершенность сообщения , включенность в информационно-документационную систему .

В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь . Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным при-знаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация. Документ – форма объекти-вации информации .

Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство». Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь . Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами . Если признаки - это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства - это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.

В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли. Впервые систе-матизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ» . Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность , «социальные качества» , унификацию , оперативность и ретроспективность .

Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.

При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, за-дачей обеспечения сохранности документов. Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.

Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению. В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» . В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу» . Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу» , то есть наиболее объективная и достоверная.

В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация». «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» . Это определение, данное законом. Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» .

Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении. Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги . В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации» .

На начальном этапе развития документоведения М.П. Илюшенко, Я.З. Лившиц и Т.В. Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности . Позднее М.П. Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность .

М.В. Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности .

При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.

Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С. Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность) .

Однако некоторые выводы Н.С. Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой .

Продолжение следует

You can read completely article in the russian historic-archival magazine “The Herald of an Archivist”. Read more about terms of subscription here.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.