NEW TRENDS AND FIGURES OF DOCUMENT MANAGEMENT IN FEDERAL EXECUTIVE AGENCIES

Print

DMITRIEVA A.P.,

Moscow, Russian Federation

NEW TRENDS AND FIGURES OF DOCUMENT MANAGEMENT IN FEDERAL EXECUTIVE AGENCIES

А.П. ДМИТРИЕВА,

г. Москва, Российская Федерация

НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ И ПОКАЗАТЕЛИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Abstract

The article includes the results of an analysis of data on scope of documentation and its changes in 2011–2013 collected by the All-Russian Archival Science and Records Management Research Institute (VNIIDAD) during a monitoring of electronic workflow in the federal executive authorities. The significance of the research is associated with electronic interdepartmental interaction between various federal executive agencies in execution of state and municipal functions and services by electronic means and transit to electronic data processing in internal activities. Studying changes in scope of documentation in federal executive authorities allows to assess the document management state-of-the-art and to determine the trends of further electronic workflow expansion.

Аннотация

В статье представлены результаты анализа сведений об объемах документации и динамике их изменений за период 2011-2013 гг., собранные в ходе проведенного ВНИИДАД мониторинга федеральных органов исполнительной власти в условиях применения систем электронного документооборота. Актуальность исследования связана с организацией межведомственного электронного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти при исполнении государственных и муниципальных функций и оказании услуг в электронной форме, переходом федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Изучение изменений объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти позволяет дать оценку современному состоянию организации документооборота и определить тенденции дальнейшего развития в направлении расширения использования электронных документов.

Keywords

records management, electronic workflow, monitoring, on scope of documentation, electronic record, electronic document management system

Ключевые слова

Делопроизводство, документооборот, мониторинг, объем документооборота, электронный документ, система электронного документооборота

В соответствии с заданием Росархива Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), начиная с 2007 г., ведет ежегодный анализ количественных показателей документооборота в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ). Несмотря на то, что никаких контрольных функций указанные исследования не носят, ограничиваясь, по существу, констатацией складывающегося положения в определенный исторический момент, и учитывая заданную периодичность и повторяемость исследований, условно назовем их мониторингом.

Мониторинг объемов документооборота в ФОИВ проводится специалистами отдела документоведения ВНИИДАД ежегодно в рамках федеральной целевой программы «Культура России». К настоящему времени были получены и обобщены данные о динамике документооборота в ФОИВ за период с 2007-2013 гг.

Объектами мониторинга являются ФОИВ (федеральные министерства, федеральные службы, федеральные агентства). Целью проведения мониторинга объемов документооборота в ФОИВ является получение объективных данных об объемах документации и динамике документооборота, включая сведения об электронных документах.

Изучение количественных показателей документооборота проводится с применением методики, позволяющей вести анализ документооборота по различным качественным и количественным параметрам. Как показатель периодичности оценки объемов документооборота принят календарный год. Для сбора данных об объеме документооборота в ФОИВ используется специально разработанная анкета, в которую включены вопросы, позволяющие получить и при необходимости уточнить сведения, содержащиеся в ответах.

Информация, полученная в результате ответов на вопросы организационного характера, касающиеся организационной структуры ФОИВ, штатной численности центрального аппарата, наименования служб документационного обеспечения управления и их численности, наличия и количества подведомственных территориальных органов и организаций, позволяет представить уровень и масштаб делопроизводственной деятельности каждого ФОИВ.

Вопросы анкеты, направленные на получение количественных данных по основным потокам документов на бумажном носителе: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние, являются ключевыми в анкете, так как ответы на них дают представление об объемах документооборота, как по каждому конкретному органу, так и по всем ФОИВ в целом. В каждом документопотоке выделены группы документов и группы корреспондентов (одинаковые для поступающих и отправляемых документов) с целью получения данных для качественного анализа документопотоков.

Для получения конкретных данных о состоянии работы с электронными документами в анкету были включены вопросы, направленные на получение сведений о документах, пересылаемых по системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО), или с использованием различных Интернет-ресурсов (электронные адреса ФОИВ, Интернет-сайт ФОИВ, Информационный портал государственных и муниципальных услуг).

Также, были получены данные о количестве поступающих, отправляемых и внутренних документах, подписанных электронной подписью.

В анкету включен вопрос, направленный на получение информации о причинах (факторах), повлиявших на изменение объемов документооборота в ФОИВ в сторону увеличения или уменьшения.

Анкета мониторинга объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти ежегодно рассылается по списку, согласно утвержденной структуре.

За весь период проведения исследования институт собрал достаточно сопоставимых данных для проведения сравнительного анализа объемов документооборота на бумажном носителе и определения динамики изменений объемов документооборота в ФОИВ.

В результате проведенного анализа за период 2011-2013 гг. по 48 ФОИВ, составивших выборку мониторинга, произошло уменьшение объемов документооборота на бумажном носителе на 20%.

Анализ динамики изменений объемов документооборота по отдельным документопотокам и группам корреспондентов в 2013 г. показал, что сокращение объемов документооборота на бумажном носителе отмечается во взаимодействии ФОИВ с:

Администрацией Президента и Аппаратом Правительства Российской Федерации (уменьшился на 14,03%);

депутатами Государственной Думы и членами Федерального Собрания (уменьшился на 31,60%);

подведомственными территориальными органами и организациями (уменьшился на 32,13%);

гражданами (уменьшился на 6,84%).

При анализе данных о поступающих и отправляемых документах, обмен которыми реализуется в ФОИВ через Интернет-ресурсы, возникает вопрос о достоверности этих данных. Сегодня информационный обмен (передача запросов, иных документов и сведений) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме осуществляется ФОИВ с использованием различных информационных систем: Информационный портал государственных и муниципальных услуг, система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), единая система нормативно-справочной информации (ЕСНСИ). Ведение учета отдельно, как электронных документов, так и электронных копий, в нормативных документах, регламентирующих организацию делопроизводства в ФОИВ, не предусмотрено. Кроме того, результаты исследования показали, что форма организации делопроизводства в ФОИВ может быть смешанная, при которой часть документов регистрируется в структурных подразделениях, и тогда эти данные не попадают в анкеты и не могут быть учтены. Отсутствие единой полнофункциональной системы электронного документооборота (СЭД), отвечающей требованиям нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в ФОИВ, не позволяет вести учет документов по требуемым параметрам.

В связи с этим, необходимо провести работы по выработке единого стандарта построения СЭД для ФОИВ, разработать соответствующее программное обеспечение с обязательным его внедрением во всех ФОИВ.

Наиболее объективными можно считать количественные данные о документах, пересылаемых по системе МЭДО, так как единое программное обеспечение данной системы разработано и внедрено во всех ФОИВ. В положении о МЭДО отмечено, что регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

Общий объем поступающих и отправляемых документов по системе МЭДО и с использованием Интернет-ресурсов в 2013 г. по всем ФОИВ (66 объектов) составил 1 600 037 документов, что составляет 19,04% от общего объема поступающих и отправляемых документов на бумажном носителе.

В ходе проведенной работы были получены сведения об уровне развития СЭД ФОИВ и о подключении СЭД ФОИВ к системам МЭДО, СМЭВ, ЕСНСИ, ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации), а также о подключении СЭД ФОИВ к единому пространству доверия электронной подписи (ЕПД).

Положительные ответы о подключении СЭД ФОИВ к системе МЭДО были получены от 54 ФОИВ, о подключении к системе СМЭВ от 16 ФОИВ, о подключении к системе ЕСНСИ от 4 ФОИВ, о подключении к системе ЕСИА от 4 ФОИВ, о подключении к ЕПД от 8 ФОИВ.

В результате ответов на анкету от ФОИВ получены сведения о количестве рабочих мест СЭД, которое ежегодно увеличивается.

Таким образом, в последнее время в ФОИВ заметно интенсифицировался переход на безбумажный документооборот и, начиная с 2012 г., можно говорить о сложившейся тенденции снижения объемов документооборота на бумажном носителе.

Однако пока полного решения эта проблема не обрела. По-прежнему дублирование документов и их перевод из бумажной в электронную форму и, наоборот, в ФОИВ носит масштабный характер и осуществляется постоянно, как централизованно, так и на отдельных рабочих местах в структурных подразделениях.

Несмотря на то, что сегодня службами делопроизводства ФОИВ по ряду причин не может быть представлена точная информация о количестве документов, создаваемых исключительно в электронной форме, вполне очевидным является тот факт, что количество электронных документов с каждым годом увеличивается.

Отсутствие методики учета документов в условиях применения различных информационных систем и систем электронного документооборота, препятствует получению точных данных о количестве документов, прежде всего, на электронных носителях и не позволяет проводить объективный анализ современного состояния и определения перспектив дальнейшего развития организации работы с документами.

References

1. Dmitrieva A.P. Opyt monitoringa dokumentooborota v federal'nykh organakh ispolnitel'noy vlasti. Dokumenacija v informacionnom obshhestve: problemy optimizacii dokumentooborota [Monitoring of Federal Executive Authoritie]. Dokumentacija v informacionnom obshhestve: problemy optimizacii dokumentooborota. - M.: Federal'noe arhivnoe agentstvo, Vserossijskij nauchno-issledovatel'skij institut dokumentovedenija i arhivnogo dela (VNIIDAD), 2012. Pp. 181 – 186.

2. Larin M.B. Osnovnye napravlenija optimizacii jelectronnogo v sovremennyh uslovijah. Dokumenacija v informacionnom obshhestve: problemy optimizacii dokumentooborota [Basic Trends of Document Management Optimization in the Current Context]. Dokumentacija v informacionnom obshhestve: problemy optimizacii dokumentooborota. - M.: Federal'noe arhivnoe agentstvo, Vserossijskij nauchno-issledovatel'skij institut dokumentovedenija i arhivnogo dela (VNIIDAD), 2012. Pp. 33 – 39.

3. Larin M.V., Romanchenko E.V., Yumasheva J.Yu.. Razrabotka kompleksnykh arkhivovedcheskikh i dokumentovedcheskikh funktsional'nykh trebovaniy k informatsionnym sistemam, obespechivayushchim elektronnyy dokumentooborot v protsesse vnutrenney deyatel'nosti federal'nykh organov ispolnitel'noy vlasti [Integrated Development of Archival and Recordable Functional Requirements for Information System providing Electronic Document in the Internal Activity of Federal Executive Authorities]. Vectnik arhivista. 2014 №3. Pp. 209 – 224.

Список литературы

1. Дмитриева А.П. Опыт мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. - М.: Федеральное архивное агентство, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), 2012. - С. 181–186.

2. Ларин М.В. Основные направления оптимизации документооборота в современных условиях // Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота. - М.: Федеральное архивное агентство, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), 2012. - С. 33–39.

3. Ларин М.В., Е.В. Романченко, Ю.Ю. Юмашева. Разработка комплексных архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти // Вестник архивиста. - 2014. - № 3. - С. 209–224.

About author

Dmitrieva Anna Pavlovna, researcher of the Department of Records Management of the All Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management, Moscow, Russian Federation, +7(495)3344759, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

Сведения об авторe

Дмитриева Анна Павловна, научный сотрудник отдела документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, г. Москва, Российская Федерация, 8-495-334-47-59, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

You can read completely article in the russian historic-archival magazine “The Herald of an Archivist”. Read more about terms of subscription here.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.