EXPERIENCE OF THE ARCHIVE OF THE RUSSIAN ACADEMY OF SCIENCES (RAN) IN PRESERVATION OF DOCUMENTS WHILE IN USE

Print PDF

KISELEV M.Y.,

Moscow, Russian Federation

EXPERIENCE OF THE ARCHIVE OF THE RUSSIAN ACADEMY OF SCIENCES (RAN) IN PRESERVATION OF DOCUMENTS WHILE IN USE

М.Ю. КИСЕЛЕВ,

г. Москва, Российская Федерация

ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ АРХИВА РАН ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Abstract

The article reviews the experience of the Archive of the RussianAcademy of Sciences (RAN) in documents preservation, particularly in creating record copies and digitization. It also touches upon work of the biochemical protection laboratory and document restoration. The article is of some significance, novelty is associated with redefining the focus areas within the archive’s efforts to safeguard the documents and provide a background for their effective use. According to the program of basic scientific research in the state academies of sciences for 2013-2020, the Archive of the Russian Academy of Sciences (RAN) works on a research project “Conservation and study of historical and cultural heritage: the identification, classification, scientific description, restoration and conservation.” One topic of scientific research for 2014-2017 is “Preservation of documentary sources of the Archival Fond of the RussianAcademy of Sciences.” One of the main approaches to reducing use of original documents is creating record copies. Since 1986 the Archive of the Russian Academy of Sciences (RAN) the Record Copies Fond Department has been microcopying the more valuable fonds. In 2011 the Record Copies Fond Department received new equipment and started digitization, which provide higher quality record copies. Moreover, full-text electronic copies of six personal provenance fonds has been published on the ‘Digital Collections’ page of the Russian Academy of Sciences website. To reduce handling of documents by the researchers in the reading room and by the staff the Archive has organized a system of targeted search of documents in information retrieval systems. Usage of databases “List and Catalogue” and “Files Index” rules out rescan of archival documents using computer-aided procedures. The author touches upon one of the most complex and problematic areas of activity in archiving, which has been little studied in archival science and assesses the issue drawing of many years of experience in microcopying documents from the more valuable fonds accumulated in the Record Copies Fond Department of the Archive of the RussianAcademy of Sciences (RAN). Thearticleoffersinnovative, theoretically justified practicalguidelinesfor reducing usage of original documents: to safeguard them of it proposes creation of a digitized record copies fond.

Аннотация

В статье раскрывается опыт архива РАН по проблемам сохранности документов, в том числе вопросам создания страхового фонда, оцифрования. Внимание уделено также деятельности лаборатории биохимической защиты и реставрации документов, подняты актуальные вопросы, новизна достигается за счет уточнения направлений работы архива по обеспечению сохранности документов и создания условий для их более эффективного использования. По программе фундаментальных научных исследований государственных академий наук на 2013-2020 гг. Архив РАН выполняет научно-исследовательскую работу «Сохранение и изучение историко-культурного наследия: выявление, систематизация, научное описание, реставрация и консервация». Одной из тем научных исследований на 2014-2017 гг. является «Сохранение документальных источников Архивного фонда Российской академии наук». Одним из основных способов сокращения использования подлинников документов является создание фонда пользования. В Архиве РАН с 1986 г. функционирует Отдел страхового документального фонда, который в соответствии с планом проводит микрофильмирование документов особо ценных фондов. С 2011 г. Отдел страхового документального фонда с использованием нового современного оборудования приступил к созданию фонда пользования на электронных носителях, что позволяет изготавливать копии документов более высокого качества. Кроме того, созданы полнотекстовые электронные копии шести фондов личного происхождения, размещенные в подразделе «Электронные коллекции» портала Российской академии наук. Вопрос сокращения выдачи документов исследователям в читальный зал и сотрудникам для служебного использования Архив РАН решает путем организации целенаправленного поиска документов с помощью информационно-поисковых систем. Использование возможностей баз данных «Учет и каталог» и «Каталог файлов» позволяют в автоматизированном режиме исключить повторное сканирование архивных документов. Автор затрагивает одно из наиболее сложных в теоретическом и практическом отношении направлений архивной деятельности, недостаточно разработанное в архивоведении, рассматривает проблему на примере многолетнего опыта постановки микрофильмирования документов особо ценных фондов, накопленного в деятельности Отдела страхового документального фонда Архива РАН. Статья содержит определенные новаторские, теоретически обоснованные практические рекомендации в области сокращения использования подлинных документов для обеспечения их сохранности посредством создания фонда пользования на электронных носителях.

Keywords

Preservation, documents, archives, the Archive of the Russian Academy of Sciences (RAN), use, digitization, electronic media.

Ключевые слова

Обеспечение сохранности, документы, Архив РАН, использование, оцифрование, электронный носитель.

Архив Российской академии наук в Москве хранит документы по истории РАН, ее учреждений и организаций, отечественной и зарубежной науки и культуры, российских и иностранных ученых. Одним из основных направлений деятельности архиваявляются централизованный учет и обеспечение сохранности документов. В настоящее время учтены 1079 фондов объемом более 510 000 единиц хранения: управленческая и научная документация, документы личного происхождения и по личному составу, фотодокументы.

По программе фундаментальных научных исследований государственных академий наук на 2013-2020 гг. Архив РАН выполняет научно-исследовательскую работу «Сохранение и изучение историко-культурного наследия: выявление, систематизация, научное описание, реставрация и консервация». Одной из тем научных исследований на 2014-2017 гг. является «Сохранение документальных источников Архивного фонда Российской академии наук». Архивный фонд Российской академии наук, в который входят документы Архива РАН, является составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Общие вопросы обеспечения сохранности документов отражены в нормативных документах Министерства культуры Российской Федерации, исследованиях В.Ф. Привалова, В.Д. Банасюкевича. Опыт федерального архива по обеспечению сохранности документов представлен в статье Т.М. Горяевой. Однако, по нашему мнению, опыт архивов по обеспечению сохранности документов в процессе использования недостаточно освещен.

Основным путем сокращения использования подлинных документов для обеспечения их сохранности, по нашему мнению, является создание фонда пользования на электронном носителе. Электронная копия документа позволяет получать многократные его экземпляры как на бумажной основе, так и в электронном виде, без использования подлинного документа. Кроме того, наполнение контента базы данных «Учет и каталог» позволит проводить более эффективный поиск информации по документам Архива РАН. Для решения этих задач необходимо проведение трудоемкой и длительной работы по наполнению разделов информационной системы Архива РАН как информационными материалами, так и электронными копиями документов. Это позволит в будущем свести к минимуму использование подлинников архивных документов, сохраняя их для наших потомков. Вышеуказанные мероприятия позволяют решать задачу сохранения документальных источников Архивного фонда Российской академии наук, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

References

1. Banasjukevich V.D. Razrabotki VNIIDAD v oblasti obespechenija sohrannosti dokumentov [Developments of the All-Russian Archival Science and Records Management Research Institute in the field of documents preservation]. Vestnik arhivista [Herald of an Archivist], 2003, no. 1, pp. 32-38.

2.Gorjaeva T.M. Kak sohranjajut dokumenty v RGALI [On document preservation in the Russian State Archive of Literature and Art (RGALI)] Otechestvennye arhivy, 2008, no. 3, pp. 35-38.

3.Pravila organizacii hranenija, komplektovanija, ucheta i ispol'zovanija dokumentov Arhivnogo fonda Rossijskoj Federacii i drugih arhivnyh dokumentov v gosudarstvennyh i municipal'nyh arhivah, muzejah i bibliotekah, organizacijah Rossijskoj akademii nauk [Rules for organization of storage, acquisition, accounting and usage of documents from the Archival Fond of the Russian Federation and of other archival documents from state and municipal archives, museums and libraries, and agencies of the Russian Academy of Sciences]. Moscow, 2007,187 p.

4.Privalov V.F. Obespechenie sohrannosti arhivnyh dokumentov na bumazhnoj osnove: Metodicheskoe posobie. [Preservation of hard copies of archival documents: A study guide]. Moscow, 2005, 112 p.

Список литературы

1. Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов // Вестник архивиста.- 2003. - № 1. – С. 32-38.

2. Горяева Т.М. Как сохраняют документы в РГАЛИ // Отечественные архивы. – 2008. - № 3. – С. 35-38.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. – 187 С.

4. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. М., 2005 .- 112 С.

About author

Kiselev Michail Yuryevich, PhD in History, head of the Documents Preservation Center of the Archive of the Russian Academy of Sciences, Moscow, Russian Federation, +7-916-302-14-52, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

Сведения об авторах

Киселев Михаил Юрьевич, кандидат исторических наук, руководитель Центра учета и обеспечения сохранности документов Архива Российской академии наук, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-302-14-52, This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

You can read completely article in the russian historic-archival magazine “The Herald of an Archivist”. Read more about terms of subscription here.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.